In dieser Fallstudie begleiten wir Barbara, eine Schlüsselspielerin in einem aufstrebenden Softwareunternehmen. Anhand ihrer realitätsnahen Erlebnisse werdet ihr schnell verstehen, warum eine effektive PowerPoint Schulung oft die einzige Lösung ist, um dem täglichen Präsentations-Chaos ein Ende zu setzen.

Das System ist ein Überflieger

Die Szene: ein Softwareentwicklungsunternehmen in Deutschland. Seit über einem Jahr hat das Team sein ganzes Herzblut in eine revolutionäre Buchungsplattform für die Freizeitgestaltung gesteckt. Das System ist ein voller Erfolg und integriert nahtlos eine riesige Bandbreite an Dienstleistungen – von Hotelketten über Fluggesellschaften bis hin zu exklusiven Marken. Es zieht sogar lokale Veranstaltungs-Tipps und Social-Media-Inhalte mit ein. Das Team spürt es in den Knochen: Sie stehen kurz vor dem großen Durchbruch.

Die Bombe platzt

Es begann als ein ganz normaler, hektischer Dienstag. Doch um die Mittagszeit landet eine kritische Kalendereinladung in allen Postfächern:

„Operatives Projektmeeting um 15:00 Uhr. Anwesenheit ist Pflicht.“

Um 14:50 Uhr ist der Hauptkonferenzraum brechend voll. Jedes Projektteam ist vertreten, und – oh oh – auch die Geschäftsführung, die höflich, aber distanziert lächelt. Die Luft ist dick vor Spekulationen.

Gerade als die Stille unangenehm wird, kommt Peter, der Leiter des Projektbetriebs, herein. Er ist der Mann, der die Projekte des Unternehmens seit Jahren zusammenhält, was ihm den Spitznamen „der Ingenieur“ eingebracht hat. Das Gemurmel verstummt sofort. Ein Blick auf sein Gesicht sagt alles: Jetzt geht es los.

Eine Chance mit hohem Einsatz

Das Meeting beginnt mit einer motivierenden Einführung der Geschäftsführung. „Dieser Moment hat lange auf sich warten lassen. Wir haben ein Treffen mit einer wichtigen Gruppe von Entscheidungsträgern an Land gezogen. Unser Führungsteam wird vor potenziellen Kunden pitchen.“ Der Rest der Rede ist bekannt: „Ich brauche euch nicht zu sagen, wie riesig das ist. Aber die Deadline ist viel enger als sonst. Wir brauchen die endgültige Präsentation bis Mittwoch. Peter, wir brauchen dich, um den Erstellungsprozess zu leiten.“

Peter ergreift das Wort und erklärt, dass jedes Projekt vertreten ist, weil sie eine 360-Grad-Sicht auf das Produkt und das Unternehmen benötigen. Neben der Plattformbeschreibung werden Markt- und Zielgruppenanalysen, aktuelle Ergebnisse und Geschäftspläne benötigt. Testimonials sind ebenfalls ein Muss. „Wir brauchen ein Deck, das umfassender und visuell beeindruckender ist als alles, was wir bisher gemacht haben. Die Zeit ist knapp, aber wir haben ja jede Menge alter PowerPoints, aus denen wir uns bedienen können.“

Peter macht eine dramatische Pause und wendet sich dann an eine Kollegin. „Wie üblich möchte ich unsere erfahrenste Präsentationserstellerin, Barbara aus dem Marketing, bitten, das endgültige Deck zusammenzustellen. Barbara, bitte bleib nach diesem Meeting hier.“

Arme Barbara.

Barbaras Realität: Der PowerPoint-Alltag

Wie die meisten Menschen hat Barbara PowerPoint neben Word und Excel durch Ausprobieren gelernt. Durch jahrelange Erfahrung, unzählige stressige Stunden und einige traumatische Deadlines hat sie sich einen ausgetretenen Pfad geschaffen. Sie hat eine Sammlung von Folien, die sie mit einigermaßen sicherem Gefühl bearbeiten kann, und normalerweise reicht das auch.

Die eigentliche Frage ist: Wie soll sie Peters „360-Grad“-Vision in ihre bestehende Vorlage und ihre Bearbeitungsfähigkeiten integrieren? Hier wird die Geschichte für viele nachvollziehbar. Begleiten wir Barbara durch das Chaos der nächsten Tage.

Das Schriftarten-Trauma

„Welche Schriftart soll ich nehmen? Da jeder ein paar Folien beisteuern wird, muss ich das im Auge behalten. Letztes Mal habe ich eine coole Schriftart gefunden, aber auf dem Präsentationsrechner war sie nicht installiert. Der Text war ein einziges Chaos. Okay, ich warte mit der Schriftart, bis ich weiß, wer präsentiert.“

Das Diagramm-Chaos

„Oh super. Ich habe bisher drei Diagramme erhalten, alle in unterschiedlichen Stilen. Ja, ich sehe, sie stammen alle aus früheren Pitch Decks. Aber wie soll das nebeneinander aussehen? Unglaublich zusammengewürfelt. Na gut, ich wähle einen Stil und baue die anderen darin nach. Das kostet mich meinen ganzen Tag.“

Der Video-Albtraum

„Video ist der Fluch meiner Existenz. Drei der letzten fünf Male wollte es einfach nicht abspielen. Dieser peinliche Moment, wenn das Publikum über dich lacht, nicht mit dir. Wir können diesmal nicht wie Amateure aussehen. Also muss ich herausfinden, ob der Rechner des Präsentators dieses Videoformat überhaupt abspielen kann.“

Das Bilder-Desaster

„Okay, das Team hat einige Bildergalerie-Folien geschickt. Die Bilder sind gut, aber wie haben sie die eingefügt? Sie sind mit dem Textfeld verankert – ich bin verloren! Wenn ich das anfasse, bricht die ganze Folie zusammen. Und warum sind alle so verpixelt, wenn ich sie animieren will? Ich muss nach den Originaldateien fragen.“

Der Textwüsten-Albtraum

„Mein Gott, was soll ich mit dieser Folie machen? Das ist keine PowerPoint-Folie, das ist ein Word-Dokument. Warum muss die gesamte Unternehmensübersicht auf eine einzige Seite gequetscht werden? Das muss umgeschrieben werden, keine Frage. Aber wo setze ich die Schwerpunkte? Okay, ich berufe eine Besprechung ein.“

Die Lösung: Ein Neustart mit einer echten PowerPoint Schulung

Während Barbara und ihr Team auf Hochtouren arbeiten, treten wir leise aus ihrem Büro. Die Situationen, die ihr gerade gelesen habt, sind nur ein Tropfen auf den heißen Stein, aber viele davon kommen euch wahrscheinlich bekannt vor. Dieser Prozess verbrennt unzählige Arbeitsstunden, belastet die Moral der Mitarbeiter massiv und oft liefert das Endprodukt trotzdem nicht die erwarteten Ergebnisse.

Das bringt uns zur Kernbotschaft: Die effektivste Lösung ist, dass das Unternehmen einen Schlussstrich zieht und seinen Präsentationsprozess auf neuen, soliden Grundlagen wieder aufbaut. Aber ist das überhaupt möglich?

Ja, es ist absolut möglich, ein neues Kapitel im Präsentationsdesign aufzuschlagen. Es braucht nur zwei Dinge. Erstens muss das Unternehmen akzeptieren, dass Präsentationen eine entscheidende, eigenständige Geschäftsdisziplin sind. Zweitens muss es erkennen, dass eine großartige Präsentation mehr ist als nur die Beherrschung einer Software. Barbara und ihr Team brauchen eine umfassende PowerPoint Schulung, die weit über die technischen Grundlagen hinausgeht.

Stoppt den DIY-Ansatz

Retten wir zuerst Barbaras Team. Es ist klar, dass ihnen zwei entscheidende Werkzeuge fehlen. Das erste ist eine aktuelle Präsentationsvorlage, die die neue Corporate Identity widerspiegelt – komplett mit einer einheitlichen Farbpalette, Schriftart, Diagramm- und Icon-Sets sowie Folienlayouts für jeden Kommunikationsbedarf. Wenn jeder damit arbeitet, sinkt die Erstellungszeit drastisch und das Ergebnis ist sauberer und professioneller. Pitch Experts erstellt als PowerPoint-Agentur genau solche Vorlagen.

Die PowerPoint Schulung beginnt

Sobald die Vorlage steht, ist es an der Zeit, dem Team beizubringen, wie man sie benutzt. Barbara und ihre Kollegen benötigen die von Pitch Experts entwickelte PowerPoint Schulung, die sie zu professionellen Anwendern macht. Dieser Teil konzentriert sich auf praktische Fähigkeiten: die korrekte Verwendung und Anpassung der Vorlagen, die Formatierung von Texten und das professionelle Einfügen von Medien wie Bildern und Videos.

Das Training behandelt auch effektive Animationen und interaktive Elemente. Entscheidend ist, dass die PowerPoint Schulung dem Team ermöglicht, die volle Funktionalität der Software zu nutzen und zeitsparende Tastenkürzel zu meistern. Das Ergebnis: eine massive Steigerung von Geschwindigkeit und Qualität.

Aber eine Standard-PowerPoint Schulung, die nur technische Grundlagen vermittelt, reicht nicht aus. Die Software zu beherrschen ist eine Sache, zu wissen, wie man tatsächlich präsentiert, ist die andere Hälfte des Kampfes. Genau deshalb hat Pitch Experts sein umfassendes, 5-moduliges Präsentationstraining entwickelt.

Meldet uns für ein Präsentationstraining an!

Das Zauberwort: Konsistenz

Wenn nach Abschluss der PowerPoint Schulung alle im Unternehmen wirklich „dieselbe Sprache sprechen“ – dieselbe Vorlage mit denselben Prinzipien verwenden –, würde sich Barbaras Rolle grundlegend verändern. Anstelle des aktuellen Chaos würde sich ihre Arbeit auf eine abschließende Konsistenzprüfung reduzieren.

Eine PowerPoint Schulung kann auch 360 Grad sein

Während der PowerPoint Essentials Kurs ein mächtiges Werkzeug ist, brauchen nicht nur Barbara und ihr Team ein Training, um eine 100%ige Präsentationskompetenz zu erreichen. Auch die Führungskraft, die die Präsentation halten wird, und sogar „der Ingenieur“ selbst würden davon profitieren.

Es ist kein Zufall, dass das Pitch Experts Präsentationstraining aus fünf Modulen besteht. Die anderen Kompetenzen, die in der PowerPoint Schulung behandelt werden, sind explizit darauf ausgelegt, die Kommunikation zu verbessern:

• Slidewriting - stellt sicher, dass die richtige Menge und Qualität an Text auf jeder Folie landet.

  
  

• Storylining - lehrt, wie man die Gesamtstruktur der Präsentation gestaltet, um einen klaren roten Faden zu schaffen.

  
  

• Storytelling - ist eine entscheidende Technik, die trockene Daten zum Leben erweckt und eine emotionale Verbindung zum Publikum herstellt.

  
  

• Presenting - konzentriert sich auf den eigentlichen Vortrag – von der Körpersprache bis zur Stimmführung.

Barbara, wir sind für dich da!

Kehren wir zum Schluss in Barbaras Büro zurück. Wie ist die Stimmung? Wahrscheinlich entspricht sie dem Fertigstellungsgrad dieser wichtigen Präsentation. Sitzt die Führungskraft, die den Vortrag hält, bei ihnen und gibt den letzten Schliff? Oder flehen sie Peter um eine Verlängerung an und bereiten sich auf eine weitere Nachtschicht vor?

Wir bei Pitch Experts setzen uns dafür ein, dass das erste, glücklichere Szenario zum Standard wird. Aber wenn sie es diesmal nicht ganz geschafft haben, haben wir immer noch einen Rettungsplan. Barbara, ruf uns an! Im Notfall kommen wir und bauen, wenn nötig, die gesamte Präsentation für euch von Grund auf neu.

Egal, ob ihr kurz-, mittel- oder langfristige Hilfe bei Präsentationen benötigt, lasst uns noch heute miteinander verbinden!