Ein Münchner Technologieunternehmen stand vor einem wichtigen Meilenstein. Nach mehreren Jahren Entwicklungsarbeit bereiteten sie sich darauf vor, ihr Produkt erstmals öffentlich vorzustellen. Der Schauplatz für das Debüt war eine Fachkonferenz in München, zu der Investoren, Branchenpartner und potenzielle Kunden zugesagt hatten.

Die Präsentation war fertig. Die Folien enthielten alle wichtigen Informationen, Diagramme, technologische Flussdiagramme und technische Details. Das Entwicklerteam betrachtete das Material zufrieden. Alle Daten waren korrekt, jede Funktion war auf den Folien vertreten. Dennoch blieb eine gewisse Unsicherheit. Jeder wusste, dass eine Präsentation „eine Welt für sich“ ist, aber es war unklar, wie sie die Qualität des Vortrags sicherstellen konnten. Einer der Führungskräfte hatte schließlich eine Idee. Seine Tochter studierte zufällig an einer Münchner Universität, und er bot an, ein kleines „Testpublikum“ zu organisieren: einige Studierende und Dozenten, die sich vor oder nach einem Mittagsbuffet gerne die Präsentation anhören und ehrliches Feedback geben würden. Das Unternehmen nahm die Idee an.

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Die Reaktionen der Kontrollgruppe

Zu Beginn des Vortrags waren alle aufmerksam. Die Studierenden machten sich Notizen, einige betrachteten die Diagramme auf den Folien, und die Dozenten verfolgten die Erklärung mit Interesse. In den ersten Minuten schien alles in Ordnung zu sein. Doch dann begann sich die Stimmung im Raum langsam zu verändern.

Ein Student beugte sich plötzlich so weit vor, dass er fast vom Stuhl fiel, nur um näher an ein Diagramm heranzukommen. Ein anderer blätterte in seinem Notizbuch und steckte es dann zurück in seine Tasche. Jemand holte sein Handy heraus, zuerst nur für einen Moment, dann, ein paar Minuten später, schaute er erneut auf das Display. Als eine besonders detaillierte technische Folie auf die Leinwand kam, sahen sich zwei Studierende an und lächelten. Nicht spöttisch, eher verunsichert. Es war offensichtlich, dass sie versuchten, dem Vortrag zu folgen, aber irgendwann den Faden verloren hatten. Eine spürbare Unruhe machte sich im Raum breit.

Ein Dozent in einer der Reihen begann bei einer Folie plötzlich den Kopf zu schütteln. Es schien, als würde er gleich etwas sagen, als ob er dem Vortragenden eine Frage stellen wollte. Letztendlich meldete er sich nicht zu Wort, aber die Studierenden um ihn herum richteten ihre Aufmerksamkeit auf ihn. Es gab keinen offenen Widerstand, niemand unterbrach die Präsentation, aber der Vortragende hatte für einen Moment die Aufmerksamkeit verloren.

Am Ende der Präsentation formulierte einer der Studierenden das Problem so: „Diese Technologie könnte wirklich interessant sein. Aber irgendwo auf halbem Weg haben wir die Geschichte verloren.“

Das Feedback

Im anschließenden Gespräch wurden mehrere konkrete Anmerkungen gemacht. Das erste Feedback war, dass die Logik des Vortrags schwer zu verfolgen sei. Der Inhalt der einzelnen Folien war für sich genommen verständlich, aber die Zuhörer erkannten nicht immer, wie die einzelnen Gedanken miteinander verbunden waren, was oft auf eine zu hohe kognitive Belastung zurückzuführen ist. Ein Thema folgte auf das andere, aber für das Publikum fügte sich die Lösung nicht zu einer klaren Geschichte zusammen.

Ein Student formulierte es so: „Es war, als ob wir verschiedene Kapitel eines Buches lesen würden, aber am Ende war nicht klar, was die eigentliche Story war.“

Jede Folie ein neues Problem?

Die nächste Anmerkung bezog sich auf den Text der Folien. Einige Slides waren sehr detailliert, voller Fachbegriffe und langer Erklärungen. Sie wirkten eher wie ein Ingenieursdokument als wie eine Präsentationsfolie. Andere Folien zeigten genau das gegenteilige Problem: Sie enthielten nur eine einzige Definition oder ein Schlüsselwort, das ohne Erklärung schwer zu interpretieren war.

Warum ist das überhaupt relevant?

Die Studierenden hoben ein weiteres wichtiges Problem hervor. Der Vortrag war extrem fachspezifisch, aber es fehlte der Kontext zur alltäglichen Anwendung. Es wurde nicht klar, welches Problem die vorgestellte Technologie in der Realität löst. In den Worten der jungen Leute war der Vortrag „zu theoretisch“.

Wer spricht hier eigentlich zu wem?

Auch zum Stil des Vortrags gab es Feedback. Ein Student merkte an, dass der Vortragende zu ernst sprach, als ob er seinen Mitarbeitern eine Aufgabe erteilen würde. Die Präsentation wirkte eher wie eine Anweisung als eine Einladung, einem Gedankengang zu folgen.

Am Design hätte man mehr arbeiten können!

Schließlich wurde auch das visuelle Erscheinungsbild thematisiert. Mehrere bemerkten, dass der Stil der Folien inkonsistent war. Einige Grafiken wirkten modern, andere Folien erinnerten an ältere PowerPoint-Vorlagen. Ein Student fasste es kurz zusammen: „Die Technologie ist sicher großartig. Aber die Präsentation wirkt, als wäre sie aus vielen verschiedenen Materialien zusammengesetzt.“

Was fängt ein Unternehmen mit solchem Feedback an?

Nach dem Feedback des Testpublikums saßen die Führungskräfte des Unternehmens einige Minuten schweigend da; die Enttäuschung war deutlich spürbar. Die Technologie funktionierte. Hinter der Entwicklung steckten Jahre der Arbeit. Das Problem war also nicht der Inhalt, sondern die Kommunikation.

Einige versuchten, das Ausmaß des Scheiterns herunterzuspielen. Die erste Reaktion des Ingenieurteams war beispielsweise, dass das Publikum vielleicht nicht fachkundig genug gewesen sei. Die Präsentation eines technologischen Produkts enthalte zwangsläufig komplexe Begriffe; das sei unvermeidlich, aber dieses Publikum sei nicht qualifiziert genug gewesen, sie zu verstehen. Andere Mitglieder der Geschäftsführung waren jedoch der Meinung, dass genau das der Punkt sei. Auch auf der Konferenz würde nicht jeder Zuhörer ein Experte sein.

In der Kommunikations- und Marketingabteilung kam der Lösungsvorschlag auf, dass es vielleicht ausreichen würde, das Design der Folien zu modernisieren oder den Text einiger Slides zu kürzen. Doch als es um konkrete Vorschläge ging, setzten sich die Ingenieure im Namen der fachlichen Glaubwürdigkeit wieder durch. Es wurde immer deutlicher, dass das Unternehmen vor einem tiefergehenden Problem stand. Es ging nicht um einzelne Folien. Es ging um die gesamte Präsentation.

Da kam zum ersten Mal der Gedanke auf, dass es sich lohnen würde, einen externen Blick auf das Material werfen zu lassen. Es gab die Idee, mit ausgewählten Mitgliedern des Testpublikums Tiefeninterviews zu führen. Schließlich entschied man sich jedoch dafür, einen Experten hinzuzuziehen, der nicht die Technologie, sondern die Kommunikation analysiert.

Die Entscheidung: Ein Präsentationstraining

Das Unternehmen beschloss schließlich, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Man entschied sich für die Zusammenarbeit mit einer PowerPoint-Agentur, die bei der Neukonzeption der Präsentation helfen sollte. Bei der Suche nach dem richtigen Anbieter entdeckten sie die Möglichkeit eines Präsentationstrainings. So kam das Team von Pitch Experts ins Spiel.

Da Pitch Experts in einer anderen Stadt ansässig war, kam in den ersten Gesprächen die Möglichkeit eines Online-Trainings auf. Aufgrund von Zeitmangel sah das Unternehmen dies als die einfachste Lösung. Pitch Experts machte jedoch einen anderen Vorschlag. Ihrer Erfahrung nach funktioniert ein Präsentationstraining dann am besten, wenn das teilnehmende Team in seiner eigenen Umgebung an realem Material arbeitet. Deshalb schlugen sie ein persönliches Inhouse-Training vor, dessen Effektivität die eines digitalen – und auf Distanz stattfindenden – Trainings bei weitem übertrifft. Die Firma nahm den Vorschlag schließlich an.

Der Trainingsprozess

Der erste Schritt des Trainings war die gemeinsame Analyse der Präsentation. Der coaching-basierte Ansatz von Pitch Experts gibt nicht nur Ratschläge, sondern bezieht das Team aktiv in den Entwicklungsprozess ein.

• Im Storylining wurde der logische Aufbau der Präsentation neu durchdacht. Hier wurde die Kritik des Testpublikums, dass die Logik des Vortrags „holprig“ sei, aufgegriffen und korrigiert. Anstatt mit technischen Details zu beginnen, startete die Präsentation nun mit einer klaren Problemstellung.

  
  

• Beim Slidewriting wurde der Text der Folien überarbeitet. Anstelle der ebenfalls kritisierten, zu detaillierten technischen Beschreibungen oder zu knappen Definitionen wurden klare, strukturierte Botschaften auf die Folien gebracht.

  
  

• Das Storytelling-Modul half, die Präsentation nahbarer zu machen. Die Beschreibung der Technologie wurde durch die Darstellung konkreter Anwendungsfälle ergänzt und umrahmt.

  
  

  

  
  

• Im Presenting-Teil wurde am Stil des Vortragenden gearbeitet. Ziel war es, dass die Präsentation nicht wie eine Anweisung oder eine abstrakte Abhandlung wirkt, sondern wie eine Einladung zum Mitdenken. Außerdem wurde eine Lösung dafür gefunden, dass der Vortragende mit Körpersprache, Mimik und Metakommunikation auf Impulse aus dem Publikum reagieren kann, ohne dass der Rhythmus oder die Dynamik des Vortrags gestört wird.

  
  

• Im PowerPoint Essentials-Modul lernten die Teilnehmer, wie sie schnell und effizient mit der Präsentationssoftware arbeiten. Da im Unternehmen die technischen Grundlagen fehlten, erstellte Pitch Experts auch ein auf der Corporate Identity basierendes PowerPoint-Vorlagensystem, das einen einheitlichen visuellen Rahmen für zukünftige Präsentationen des Unternehmens schuf.

Die Arbeit endet nicht mit dem Training

Ein wichtiges Element der Pitch Experts-Methode ist das Follow-up. Nach dem Training bleibt das Team mit den Kunden in Kontakt und unterstützt sie bei weiteren Entwicklungen. Im Fall des Münchner Unternehmens bedeutete dies, dass Pitch Experts auch bei der Finalisierung des für die Konferenz bestimmten Pitch Decks half. Das Ziel war nicht nur die Verbesserung einer einzigen Präsentation, sondern die Etablierung einer nachhaltigen Präsentationskultur.

Der Moment auf der Konferenz

Einige Wochen später war im großen Saal der Münchner Konferenz alles bereit. Die erste Folie erschien auf der Leinwand, das Publikum wurde langsam still. Der Vortragende blickte einen Moment in die Runde und begann dann seine Präsentation. Schon nach den ersten Minuten war der Unterschied spürbar. Das Publikum folgte der Geschichte aufmerksam, die Folien führten den Gedankengang klar, und die technologischen Details erschienen in einem verständlichen Kontext.

Es gab kein verständnisloses Herumrutschen, keine aufleuchtenden Handy-Displays. Als am Ende des Vortrags die letzte Folie erschien, folgte eine kurze Stille – und dann kamen interessierte Fragen aus dem Publikum. Das Unternehmen und seine Entwicklung hatten genau die Art von Interesse geweckt, die das wichtigste Merkmal einer guten Präsentation ist.

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