Wie gelingt euch eine optimale Präsentation, wenn keine Zeit für Fehler bleibt? In SOS-Situationen zeigt sich, wie gut eine Präsentation wirklich ist: Ist sie schnell verständlich, relevant und unterstützt sie Geschäftsentscheidungen? Unser Artikel führt euch von der schnellen Vorlagennutzung über auf das Corporate Design zugeschnittene Lösungen bis hin zum Aufbau von Präsentationskompetenz und zeigt, wie ihr echte Ergebnisse erzielt.

Kennt ihr die Situation?

Kennt ihr das? Manchmal bleibt einfach keine Zeit zum Nachdenken. Morgen früh müsst ihr präsentieren, das vorhandene Material ist veraltet, der Kontext hat sich geändert, aber die Erwartungen sind hoch. Und die PowerPoint-Vorlagen? Passen irgendwie gar nicht. Das lehrt uns: Eine optimale Präsentation ist keine Frage der Ästhetik, sondern reine Geschäftsstrategie.

In dieser „Präsentations-Panik“ beginnen die meisten, instinktiv an der Oberfläche zu arbeiten. Sie ändern Farben, suchen passende Bilder, kürzen oder ergänzen Texte. Doch das ist nicht der Kern der Sache. Eine Präsentation wird erst dann effektiv, wenn sie genau die Funktion erfüllt, die in der jeweiligen Situation erforderlich ist. Dazu muss man jedoch einen Schritt zurücktreten.

Was bedeutet eine optimale Präsentation wirklich?

Eine optimale Präsentation ist nicht einfach nur ein schönerer oder modernerer Vortrag. Es bedeutet, eine Software- und Vortragskompetenz zu schaffen, durch die eine Präsentation ihre Botschaft schneller, klarer und mit weniger Aufwand an die Zielgruppe übermittelt. Interessanterweise geht es bei der Perfektionierung oft nicht darum, etwas Wichtiges hinzuzufügen, sondern eher darum, etwas wegzulassen. Von Elementen, die der konkreten Geschäftssituation nicht dienen, müsst ihr euch verabschieden – auch wenn sie an sich „gut“ oder „schön“ sind. Aber nach welchen Prinzipien solltet ihr hier entscheiden?

Eine optimale Präsentation ist sich der begrenzten Aufmerksamkeit der Zuhörer bewusst. Sie versucht nicht, alles auf einmal zu sagen, sondern strukturiert, gewichtet und führt. Das gilt insbesondere dann, wenn die Präsentation nicht Teil eines Vortrags ist, sondern als eigenständiges Dokument zur Entscheidungsvorbereitung weitergeleitet wird.

Wenn die Software-Vorlagen nicht helfen

Wenn die Präsentation schon morgen früh stattfindet, greifen viele zu den integrierten Vorlagen der Präsentationssoftware. Diese sind bequem und schnell, decken aber selten die konkreten Geschäftsanforderungen ab. Das größte Problem generischer Vorlagen ist nicht, dass sie schlecht sind, sondern dass sie neutral sind. In einer Business-Präsentation ist Neutralität selten eine Stärke. Eine optimale Präsentation kann also nur gelingen, wenn hinter dem visuellen Rahmen eine fertige Geschäftslogik steht.

Schnelle Lösung: herunterladbare, auf Geschäftslogik basierende Vorlagen

Für SOS-Situationen gibt es zum Glück gute Lösungen. Herunterladbare Präsentationsvorlagen, die von vornherein für Geschäftsszenarien konzipiert sind, verkürzen die Vorbereitungszeit erheblich. Diese gut strukturierten Vorlagen helfen dabei, den Fokus nicht auf die Bearbeitung, sondern auf die Botschaft zu legen. Gleichzeitig muss man aber auch sehen, dass diese Vorlagen im Idealfall Rettungsringe sind, die euch durch eine kritische Situation helfen, aber nicht unbedingt geeignet sind, um die gesamte Präsentationskommunikation eines Unternehmens langfristig zu bedienen.

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Wenn die optimale Präsentation zur Systemfrage wird

Wenn ein Team regelmäßig Präsentationen erstellt, wird schnell klar, dass Vorlagen allein nicht ausreichen. Hier geht es nicht mehr um einzelne Präsentationen, sondern darum, wie in verschiedenen Geschäftssituationen einheitlich, schnell und konsistent kommuniziert werden kann. An diesem Punkt wird ein auf das Corporate Design zugeschnittenes Präsentationsvorlagensystem wichtig. Die Optimierung wird hier auch zeitlich messbar: weniger Neuanfänge, weniger Ad-hoc-Lösungen und weniger Kompromisse.

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Der Schlüssel zur optimale Präsentation: Kompetenzaufbau

Es gibt einen Punkt, an dem selbst das beste Vorlagensystem keine perfekte Lösung mehr bietet. Das ist die Ebene, auf der es um Kompetenzaufbau geht. Die Präsentationserstellung wird dann wirklich effizient, wenn die Beteiligten die Werkzeuge nicht nur anwenden, sondern auch die dahinterstehende Logik verstehen und umsetzen.

In diesem Sinne ist ein Pitch Experts Präsentationstraining kein Kreativkurs, sondern ein Optimierungsprozess. Die Essentials-Module beispielsweise lehren, wie man mit minimalem Zeit- und Energieaufwand das Maximum aus der verfügbaren Präsentationssoftware herausholt. Storylining ist die logische Optimierung der Botschaft, während Storytelling die Aufmerksamkeit sichert.

Zeitoptimierung durch professionelle Softwarenutzung

Einer der am meisten unterschätzten Bereiche der Optimierung ist die professionelle Nutzung von Präsentationssoftware. Master-Folien, Stile, Objektmanagement und Automatisierungen sind keine technischen Feinheiten, sondern Werkzeuge zur Zeitersparnis. Wenn diese routiniert angewendet werden, sinkt der Zeitaufwand für die Erstellung von Präsentationen drastisch, während die Qualität planbar bleibt.

Slidewriting und Presenting: die menschliche Seite

Das Slidewriting-Modul befasst sich mit der sprachlichen Optimierung der Botschaft. Darum, welcher Umfang, welche Absicht und welcher Stil in einer bestimmten Situation gut funktionieren. Gut geschriebener Folientext lenkt die Aufmerksamkeit und lässt dem Vortragenden gleichzeitig Raum.

Wie ist der optimale Vortragende?

Das Presenting-Modul rückt den Vortragenden und den Vortrag selbst in den Mittelpunkt. Selbstvertrauen, Persönlichkeit und eine professionelle Ausstrahlung sind keine angeborenen Eigenschaften, sondern erlernbare Fähigkeiten. Ein gut aufgebauter Vortrag stärkt das Vertrauen und strahlt aus, dass der Vortragende das Thema beherrscht.

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Zurück zur SOS-Situation

SOS-Präsentationssituationen werden niemals verschwinden. Der Unterschied liegt darin, ob diese zu Notlösungen führen oder ob sie mit einem bewussten Instrumentarium bewältigt werden können. Die wirklich optimale Präsentation entsteht also nicht dann, wenn bereits das Haus brennt, sondern dann, wenn das Unternehmen vorbereitet ist, die notwendigen Vorlagen beschafft und die flexible Präsentationskompetenz aufbaut, die sich positiv auf die gesamte Geschäftskommunikation auswirkt.

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