Wie entsteht die Gliederung einer Präsentation, die wirklich überzeugt? Dieser Artikel zeigt euch, warum die Reihenfolge der Folien nicht die eigentliche Struktur ist. Ihr erfahrt, wie Storylining, Slidewriting und Storytelling zusammenspielen und warum es sich lohnt, eure Präsentation zuerst auf Papier, mit Notizzetteln und klassischen rhetorischen Modellen zu planen – lange bevor ihr eine Präsentationssoftware öffnet.

Eine Gliederung ist nicht die Reihenfolge der Folien

Wer nach dem Stichwort Gliederung einer Präsentation sucht, erwartet wahrscheinlich eine schnelle Antwort. In welcher Reihenfolge sollen die Folien aufeinanderfolgen? Was gehört in die Einleitung? Was kommt in den Hauptteil? Wie schließe ich die Präsentation ab? Das sind absolut verständliche, praxisnahe Fragen. Bemerken wir jedoch die gemeinsame Annahme, die hinter all diesen Fragen steht. Sie suggerieren, dass die Struktur einer Präsentation dann beginnt, wenn wir eine Präsentationssoftware öffnen.

Doch eine professionelle Präsentation entsteht viel früher. Nicht in PowerPoint. Nicht in Google Slides. Nicht in Keynote. Und auch nicht in irgendeiner anderen Präsentations-App. Sie entsteht in dem Moment, in dem wir zum ersten Mal darüber nachdenken, auf welchem Weg wir unser Publikum führen möchten. Das ist der Unterschied zwischen der Reihenfolge der Folien und der Gliederung einer Präsentation. Folien werden aneinandergereiht, aber Gedanken bauen aufeinander auf. Und genau diese Kompetenz nennen wir als PowerPoint Agentur Storylining.

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Gliederung einer Präsentation ist die Struktur des Denkens

Die meisten Menschen beginnen instinktiv auf die gleiche Weise, eine Präsentation zu erstellen. Sie öffnen ein Präsentationsprogramm, erstellen die erste Folie und geben den Titel ein. Dann folgt die nächste Folie. Und die nächste. Während dieses Prozesses bildet sich langsam eine Art Reihenfolge heraus. Das erscheint auf den ersten Blick völlig logisch. Tatsächlich gibt die Technologie hier jedoch zu früh eine Antwort auf eine Frage, die wir uns noch gar nicht gestellt haben.

Denn bevor wir darüber nachdenken, wie eine Folie aussehen soll, müssten wir erst einmal klären, warum ein Gedanke überhaupt aus dem anderen folgt. Die Gliederung einer Präsentation ist nämlich kein visueller Begriff, sondern ein logischer. Sie zeigt nicht, was das Publikum sehen wird, sondern wie es von einer Erkenntnis zur nächsten gelangt. Deshalb sagen wir in den Pitch Experts Trainings, dass Storylining eigentlich nichts anderes ist als die Planung des Denkprozesses des Publikums. Eine Präsentation wird nicht dadurch nachvollziehbar, dass die Folien schön sind. Sondern dadurch, dass jeder Gedanke auf natürliche Weise zum nächsten führt.

Bevor ihr eine Präsentationssoftware öffnet

Genau aus diesem Grund beginnt eine professionelle Präsentation oft mit erstaunlich einfachen Werkzeugen. Manchmal nur mit Papier und Stift. Oder mit ein paar Notizzetteln. Das mag auf den ersten Blick altmodisch wirken, ist aber eine sehr bewusste Methode. Denn Papier will nicht für uns eine Präsentation erstellen. Es bietet keine Vorlagen an, schlägt keine Layouts vor und fragt auch nicht, welche Schriftart wir verwenden möchten. Es zwingt uns einfach zum Nachdenken.

In unseren Trainings bitten wir die Teilnehmer oft, die wichtigsten Aussagen ihrer Präsentation auf einzelne Zettel zu schreiben. Keine ganzen Sätze, keine Folien. Nur Kerngedanken. Danach beginnt die eigentliche Arbeit. Die Zettel fangen an zu wandern, zwei Gedanken tauschen den Platz, ein dritter wird aussortiert, zwei verschmelzen miteinander. Es kann sogar vorkommen, dass etwas völlig Neues in den Mittelpunkt rückt. Die Teilnehmer sind an diesem Punkt oft überrascht. Die Struktur der Präsentation entsteht nicht einfach, sie kristallisiert sich allmählich heraus. Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse des Storylinings: Wir ordnen keine Folien, sondern Gedanken.

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Storylining beginnt nicht immer bei null

Viele glauben, dass jede Präsentation ein absolutes Unikat ist. Das stimmt zum Teil. Dennoch gibt es Kommunikationssituationen, für die sich im Laufe der Jahrhunderte extrem ausgereifte Strukturen entwickelt haben. Die Geschichte der Rhetorik ist im Grunde die Geschichte dieser Denkmodelle. Heute tauchen moderne Varianten davon in professionellen Präsentationstrainings auf. Zu den bekanntesten gehören das Pyramiden-Prinzip und das SCQA-Modell. Beide basieren auf klassischer rhetorischer Logik. Dennoch sind sie keine Schablonen, sondern vielmehr bewährte Denkmuster.

Das Pyramiden-Prinzip funktioniert besonders gut, wenn Entscheidungen vorbereitet, Management-Summaries erstellt oder aus komplexen Analysen klare Schlussfolgerungen gezogen werden müssen. Das SCQA-Modell hingegen erweist sich als äußerst effektiv, wenn wir ein Problem, eine Veränderungssituation oder die Notwendigkeit eines neuen Projekts vorstellen möchten. Beide tun dasselbe. Sie schreiben nicht die Präsentation für uns, sondern helfen uns, den Weg zu finden, auf dem das Publikum auf natürliche Weise zur Erkenntnis gelangen kann.

Deshalb lohnt es sich auch dann, diese klassischen Strukturen zu kennen, wenn man sie am Ende nicht wortwörtlich anwendet. Denn sie sind eine hervorragende Demonstration dafür, wie Storylining funktioniert. Sie liefern keine fertigen Rezepte, sondern lehren uns, in Strukturen zu denken. Und diese Fähigkeit lässt sich später in jeder Geschäftssituation aktivieren.

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Die Struktur hat Knotenpunkte

Während sich die Zettel auf dem Tisch langsam ordnen, geschieht nach einer Weile etwas Interessantes. Bestimmte Gedanken heben sich von den anderen ab, sie wirken zunehmend wichtiger. Als ob sich die gesamte PowerPoint Präsentation um sie herum organisieren würde. Das sind die Punkte, an denen eine neue Erkenntnis entsteht, an denen eine Entscheidung fällt. An denen das Publikum versteht, warum die ganze Präsentation wichtig ist. Diese können wir als die strukturellen Knotenpunkte des Storylinings bezeichnen.

Eine gute Gliederung einer Präsentation besteht nicht aus gleichgewichtigen Elementen, sie hat immer Eckpfeiler. Gedanken, ohne die die gesamte Struktur ihr Gleichgewicht verlieren würde. Die erste Aufgabe des Storylinings ist es, genau diese Knotenpunkte zu erkennen. Und erst wenn diese klar sichtbar sind, kann der nächste Schritt beginnen. Wie machen wir sie für das Publikum sichtbar? Damit beginnt das Slidewriting.

Wenn die Struktur sichtbar wird – die Rolle des Slidewritings

Wenn das Storylining abgeschlossen ist, haben viele das Gefühl, der schwierigste Teil der Präsentation liege bereits hinter ihnen. Und in gewisser Weise stimmt das auch. Die Reihenfolge der Gedanken ist festgelegt, der Weg ist klar. Die nächste Aufgabe sucht jedoch nach der Antwort auf eine andere Frage: Wie helfen wir dem Publikum, diese Struktur nicht nur zu verfolgen, sondern auch sofort zu erkennen?

Hier beginnt das Slidewriting. Viele halten Slidewriting für einfaches Folienschreiben. In Wahrheit geht es aber um viel mehr. Es baut keine neue Struktur, sondern macht die Struktur sichtbar, die im Storylining bereits entstanden ist. Deshalb können die beiden Prozesse auch nicht vertauscht werden. Ohne eine klare Logik wird auch die schönste Folie diese nicht ersetzen können. Wenn die Struktur jedoch stabil ist, kann jede visuelle Entscheidung in dieselbe Richtung weisen. Die Folie ist dann kein einfacher Informationsträger mehr, sondern ein Kompass. Sie hilft bei der Orientierung. Sie zeigt, an welchem Punkt der Präsentation wir uns befinden und worauf wir uns jetzt konzentrieren müssen.

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Nicht jeder Gedanke hat das gleiche Gewicht

Beim Storylining haben wir bereits gesehen, dass jede Präsentation strukturelle Knotenpunkte hat. Erkenntnisse, ohne die der gesamte Gedankengang seine Kraft verlieren würde. Die erste Aufgabe des Slidewritings ist es, diese hervorzuheben. Das kann durch einen starken Titel, ein bewusst gewähltes Bild, ein Diagramm, einen einzigen Kernsatz oder eben dadurch geschehen, dass eine Folie fast leer bleibt. Eines der wichtigsten Merkmale professioneller Präsentationen ist, dass nicht jede Folie gleich behandelt wird. Denn auch das Publikum verarbeitet nicht jeden Gedanken mit der gleichen Tiefe. Die visuelle Hierarchie folgt daher immer der logischen Hierarchie. Slidewriting peppt das Storylining also nicht auf, sondern verstärkt die Botschaften der Knotenpunkte.

Und wenn die Visualität nicht ausreicht…

Durch das Storylining entstand der logische Pfad, das Slidewriting hat ihn sichtbar gemacht. Dennoch gibt es Punkte in einer Präsentation, an denen die reine Logik und die visuelle Betonung zusammen nicht ausreichen. Nicht, weil es nicht verständlich wäre, sondern weil für bestimmte Erkenntnisse nicht nur Verständnis, sondern auch eine emotionale Verbindung notwendig ist. Und hier kommen wir zur wahren Rolle des Storytelling.

In den letzten Jahren wurde Storytelling oft als die "Geheimwaffe" der Präsentation betrachtet. Als ob jede Präsentation durch eine gut gewählte Geschichte unvergesslich würde. Die Erfahrung zeigt jedoch etwas anderes. Eine Geschichte hat für sich allein keinen Wert. Eine Geschichte wird dann wertvoll und glaubwürdig, wenn sie hilft, einen strukturellen Knotenpunkt tiefer zu verstehen. Deshalb beginnt Storytelling nicht damit, dass wir eine Geschichte suchen. Sondern dort, wo wir im Storylining erkennen, an welchen Punkten der Präsentation wir möchten, dass das Publikum die Botschaft nicht nur versteht, sondern auch miterlebt. Die Geschichte fügt dann keinen neuen Gedanken hinzu, sondern verbindet dieselbe Erkenntnis mit einer menschlichen Erfahrung. Deshalb funktioniert sie. Und deshalb funktioniert sie nicht, wenn wir damit nur den Vortrag bunter machen wollen.

Präsentationssoftware ersetzt nicht das Denken

An diesem Punkt können wir endlich die Technologie zur Hand nehmen. Ob PowerPoint, Google Slides, Keynote oder eine andere professionelle Präsentationsplattform – sie alle erfüllen dieselbe Aufgabe. Sie machen Gedanken sichtbar, aber sie erschaffen sie nicht. Das klingt zunächst selbstverständlich. In der Praxis werden jedoch viele Präsentationen schwer nachvollziehbar, weil der Autor die Software zu früh einsetzt.

Während er noch darüber nachdenkt, was er sagen möchte, wählt er bereits Schriftgrößen aus, sucht nach Icons, zeichnet Diagramme und probiert Animationen aus. Seine Aufmerksamkeit verschiebt sich so allmählich von den Gedanken auf die Werkzeuge. Der professionelle Arbeitsprozess ist genau das Gegenteil. Zuerst entsteht der logische Pfad, danach wird er sichtbar gemacht. Deshalb ist auch das PowerPoint Essentials Modul von Pitch Experts keine einfache Softwareschulung. Das Ziel ist nicht, jede Funktion zu kennen, sondern die im jeweiligen Unternehmen genutzte Präsentationsumgebung – sei es PowerPoint oder eine andere Plattform – souverän für das zu nutzen, wofür sie gedacht ist. Technologie funktioniert dann gut, wenn sie fast unsichtbar wird. Wenn sie die Aufmerksamkeit nicht auf sich selbst lenkt. Sondern hinter der Botschaft verschwindet.

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Die Corporate Identity ist mehr als nur Design

Wenn in einer Organisation mehrere Personen Präsentationen erstellen, taucht früher oder später dieselbe Frage auf. Warum sieht jeder Vortrag völlig anders aus? Viele betrachten dies als ein rein visuelles Problem. Doch es geht um weit mehr. Einheitliche, auf der Corporate Identity basierende Präsentationsvorlagen, wie zum Beispiel Musterfolien für PowerPoint, repräsentieren nicht nur das Unternehmensimage, sondern geben auch einen kommunikativen Rahmen vor.

Sie helfen dabei, dass die Vortragenden dieselbe visuelle Sprache verwenden. Dieselben Betonungen, dieselbe Informationslogik. So schränkt eine Vorlage die Kreativität nicht ein. Im Gegenteil. Sie nimmt dem Vortragenden die technischen Entscheidungen ab, die bei jeder Präsentation immer wieder getroffen werden müssten. Das lässt mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist: das Denken.

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Coaching: wenn die Struktur aus Gesprächen entsteht

Das Storylining ist selten auf Anhieb perfekt, und das ist völlig normal. Die Struktur einer guten Präsentation ähnelt viel mehr dem Ergebnis eines gemeinsamen Denkprozesses als einem einsamen kreativen Akt. Deshalb hat der Coaching-Ansatz in den Präsentationstrainings von Pitch Experts einen so hohen Stellenwert.

Coaching bedeutet nicht, dass jemand vorschreibt, wie die Präsentation auszusehen hat. Sondern dass er Fragen stellt, die helfen, die Gedanken zu klären. Was ist die wichtigste Botschaft? Was folgt daraus? Was muss das Publikum wirklich wissen? Was kann weggelassen werden? Welche Erkenntnis ist entscheidend für eine Entscheidung? Diese Fragen formen die Gliederung einer Präsentation genauso wie das Verschieben der Zettel auf dem Tisch. Der einzige Unterschied ist, dass sich hier nicht nur die Gedanken ordnen, sondern auch der Vortragende selbst.

Eine gute Gliederung ist unsichtbar

Nur wenige Zuhörer verlassen einen Vortragsraum mit dem Satz: „Die Struktur der Präsentation war hervorragend.“ Und das ist auch gut so. Denn eine gute Gliederung einer Präsentation stellt nicht sich selbst zur Schau, sondern hilft, die Botschaft zu verstehen. Das Publikum sagt eher: „Jetzt verstehe ich es.“ Oder: „So ist das völlig logisch.“ Diese Sätze zeigen, dass die Struktur ihre Aufgabe erfüllt hat – unbemerkt, im Hintergrund. Vielleicht lohnt es sich deshalb, anders über den Aufbau einer Präsentation nachzudenken.

Die Gliederung einer Präsentation ist nicht die Reihenfolge der Folien, kein Inhaltsverzeichnis und kein formales Pflichtelement. Sie ist der Weg, auf dem wir den Denkprozess unseres Publikums führen. Deshalb entsteht zuerst das Storylining. Daraus erwächst das Slidewriting. Strukturelle Knotenpunkte werden bei Bedarf durch Storytelling vertieft. Und schließlich schafft das Presenting die Verbindung, in der all das wirklich lebendig wird. Eine professionelle Präsentation beginnt also nicht, wenn wir eine Präsentationssoftware öffnen, sondern wenn wir den Weg, den wir mit unserem Publikum gehen wollen, zum ersten Mal zu Papier bringen.

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